MANUAL DE APLICACION DE VALIDACION DE FORMATOS

A continuación se explican los errores que el programa validador detecta una vez que Usted lo ha ejecutado en la forma que se indica en las instrucciones de instalación y uso del programa validador.

Una vez que se han generado los archivos de errores "compras.err" y "ventas.err", debe editar cada uno y revisar los errores que se listan:

Observaciones generales, válidas para ambos archivos:

1.- Los errores han sido listados uno por cada registro.
En cada registro del archivo .err se identifica un sólo error. Es decir, si en un registro de un libro de compra existen tres errores, en el archivo respectivo (compras.err) existirán tres registros asociados, uno a cada error.

2.- En cada registro del archivo de error se identifica, en el mismo orden:

- El nombre del archivo del libro que se está revisando. Ej: C199611.txt.

- Seguido del número de registro del libro respectivo, donde se encuentra el error. Ej: 12.

- El número del documento que tiene datos con error. Ej: 95196.

- El dato que no se ajusta al formato (puede ser cualquier dato de cualquier campo solicitado). Ej: -299609.

- Una breve glosa explicativa del error. Ej: Tipo de operación  inválido.

3.- En los archivos de errores se destinarán registros con número de registro 0 (cero) donde se identificará los errores de encabezado, indicándose el nombre del archivo y el código de campo inválido o inexistente. De existir archivos con códigos de campos en esta situación, no se procederá con la detección de errores de los datos contenidos en los campos del archivo respectivo.

4.- Se considerarán códigos de campo inexistente a los que no figuren en la lista de códigos dados en el anexo de la notificación "Formato de Registro", tanto para los libros de compras como para los de venta.

5.- Se considerarán códigos de campo inválido a los que, existiendo, no se encuentren justificados a la derecha.

6.- Se considerará error el no cumplimiento del formato por cada uno de los siguientes campos:

- NOMBRE ARCHIVO: En el caso de los archivos de compra el formato es "C" seguido por el año y el mes (CAAAAMM.txt). En el caso de los archivos de ventas el formato es "V" seguido por el año y el mes (VAAAAMM.txt)..

- CAMPO 1 "RUT CONTRIBUYENTE": justificado a la derecha, con dígito verificador, sin guión, debe existir siempre.

- CAMPO 2 "FECHA DE REGISTRO": debe tener formato de fecha sin día (MMAAAA). Debe existir siempre.

- CAMPO 3 "NUMERO INTERNO": Número del comprobante debe ser numérico. Debe existir siempre.

- CAMPO 4 " TIPO DE OPERACION": si el libro es de ventas, corresponde a "V", si es de compras corresponde a  "C". Debe existir siempre, aún cuando se haya anulado el documento.

- CAMPO 5 "TIPO DE DOCUMENTO": debe estar entre 1 y 16, y 88,89. Debe existir siempre.

- CAMPO 6 "NUMERO DE DOCUMENTO": debe ser numérico (sin letras), justificado a la derecha. Se debe reconstituir el documento en caso de haber subdividido por centros de costos o utilidades. Debe existir siempre.

- CAMPO 7 "FECHA DE DOCUMENTO": formato de fecha (DDMMAAAA). Debe existir siempre.

- CAMPO 8 "RUT ASOCIADO": idem RUT CONTRIBUYENTE.

- CAMPO 9 "NOMBRE O RAZON SOCIAL": sólo en caso de que haya sido registrado en la compra o venta, según corresponda.

- CAMPOS 10 AL 13: Sólo es exigible que sean numéricos, positivos (>=0). Montos deben existir siempre.

- CAMPO 14 EN ADELANTE: corresponden a montos por distintos impuestos u otros y sólo deben incluirse en caso de que el contribuyente recargue o retenga el impuesto al que hace referencia el código. Sólo es exigible que sean numéricos, positivos (>=0) y que el código sea uno de los que se muestran en el formato de registro. Para  los libros de Compras: 14, 15, 39, 42, 126, 127, 28, 147, 27, 33, 149, 85, 87, 160. Para los libros de Ventas: 39, 42, 126, 127, 113, 148, 45, 32, 150, 146, 31.

7.- El validador genera archivos de compras y de ventas idénticos a los creados por Usted, pero con extensión .RUT, es decir, si el RUT  de su empresa es 99.999.999-9 y uno de los libros es C011998 (compras de enero de 1998), el archivo que se generará será "C011998.999999999"

8.- Estos últimos serán los archivos que deberá enviar a la unidad del S.I.I. que ha solicitado dicha información.

9.- Los archivos deben venir 0 (cero) defectos, a no ser que la información que viene en los libros de compras y de ventas tenga errores de digitación y/o que la información (aportada en medios electrónicos, magnéticos u ópticos) sea copia fiel de los registros físicos.

10.- Las empresas dejarán constancia del punto anterior por medio del "ACTA DE RECEPCION" que se acompaña a la notificación.